Sollte man Ausweiskopien per Mail versenden?

Inhaltsverzeichnis:

1. Sollte man Ausweiskopien per Mail versenden?
2. Wie verschickt man einen Personalausweis?
3. Was muss ich unbedingt bei einer Kopie vom Personalausweis schwärzen?
4. Was kann man mit einer Kopie des Personalausweises machen?
5. Was Sie beachten sollten bevor Sie eine Perso Kopie weitergeben?
6. Warum darf der neue Personalausweis nicht kopiert werden?
7. Wie versende ich Dokumente sicher?
8. Kann man seinen Ausweis auf dem Handy zeigen?
9. Sollte man die Personalausweisnummer weitergeben?
10. Ist eine Kopie vom Personalausweis ausreichend?
11. Wann darf ein Personalausweis kopiert werden?
12. Wie kann ich Dokumente per E-Mail verschicken?
13. Wie versende ich am sichersten?
14. Kann man ein Bild vom Ausweis zeigen?
15. Kann man den Personalausweis im iPhone speichern?

Sollte man Ausweiskopien per Mail versenden?

Sie kennen es vielleicht vom Hoteltresen: Bisweilen genügt es nicht, die Nummer des Personalausweises auf dem Check-in-Bogen einzutragen. Manche Hotels wollen unbedingt eine Kopie anfertigen, die dann auf unbestimmte Zeit zusammen mit der Anmeldung im Aktenordner verschwindet – datenschutzrechtlich eine mehr als zweifelhafte Praxis.

Dennoch hat sich diese aus der Offlinewelt bekannte Absicherung der Identität längst auch online etabliert – ein Ausweis lässt sich im Flachbettscanner schnell digital kopieren und via E-Mail verschicken. Zudem gelten alternative Verfahren als aufwendiger, wenig verbreitet (E-Perso) oder nicht ausreichend sicher (Videoident). Und gerade im Onlinebusiness wollen Anbieter ihre Zugangsschwellen so niedrig wie möglich halten. Doch auf dem Personalausweis finden sich einige Informationen, mit denen man nicht allzu freizügig umgehen möchte und sollte. Deshalb geben wir Ihnen im Folgenden einen Überblick, wo und wie Sie off- und online Ausweiskopien weitergeben können und mitunter sogar müssen.

Wie verschickt man einen Personalausweis?

Für den Versand wichtiger Unterlagen wählen Sie eine der fünf möglichen Arten des Einschreibens. Alle Varianten haben gemeinsam, dass Sie die Lieferung online nachverfolgen können. Bei Verlust ist die Sendung außerdem versichert.

Einwurf: Die Sendung wird in den Briefkasten des Empfängers eingeworfen. Der Adressat muss nicht zu Hause sein. Einen Zustellnachweis erhalten Sie nicht, aber über die Online-Sendungsverfolgung können Sie den Status abfragen, den der Zusteller quittiert und diese Seite für Ihre Unterlagen ausdrucken. Diese Sendung ist mit bis zu 20 Euro bei Verlust oder Beschädigung versichert und kostet 2,35 Euro zusätzlich zum Briefporto.

Standard: Die Sendung wird entweder dem Empfänger oder einem Bevollmächtigten persönlich übergeben. Der Empfänger quittiert den Empfang mit seiner Unterschrift. Diese Quittung können Sie online einsehen. Die Sendung ist mit 25 Euro versichert und die zusätzliche Gebühr zum Porto kostet2,65 Euro.

Was muss ich unbedingt bei einer Kopie vom Personalausweis schwärzen?

Der Personalausweis enthält viele Informationen, meist ist nur ein kleiner Teil davon nötig.

Der Personalausweis enthält viele Informationen, meist ist nur ein kleiner Teil davon nötig.

Bild: Bundesministerium des Innern und für Heimat

Was kann man mit einer Kopie des Personalausweises machen?

Häufiger als gegenüber Behörden kommt der Ausweis aber im Alltag zum Einsatz. Möchte man beispielsweise einen Carsharing-Dienst nutzen, muss man dafür bei der Registrierung auch die Identität verifizieren lassen.

Um sich gegenüber solchen Dienstleistern im Alltag zu verifizieren, wird oft eine Ausweiskopie oder eine Online-Ausweisverifizierung verlangt. Doch nicht alle privaten Dienstleister*innen sind berechtigt, für die Verifizierung einer Kundin oder eines Kunden auch eine Ausweiskopie anzufertigen und diese zu speichern.

Zu der Ausweiskopie gibt der Gesetzgeber klare Richtlinien vor, welche Vertragspartner*innen den Personalausweis kopieren dürfen. Grundsätzlich ist man nicht verpflichtet, eine Kopie des Ausweises vorzulegen, oder anderen zu überlassen: „Sofern das Ausweisdokument im Original vorgelegt wird und die Identifizierung erfolgte, genügt in vielen Fällen ein entsprechender Vermerk, zum Beispiel ‚Personalausweis / Reisepass hat vorgelegen‘“, formuliert das Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat.

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Was Sie beachten sollten bevor Sie eine Perso Kopie weitergeben?

Zwischenzeitlich ist die DSGVO in Kraft getreten. Als unmittelbar anzuwendende europäische Verordnung genießt sie Vorrang vor dem deutschen Personalausweisgesetz. Daher muss die DSGVO bei dessen Anwendung zwingend beachtet werden. Dies führt dazu, dass das Kopieren des Personalausweises oftmals wieder verboten ist.

Lesen Sie dazu das Update „Personalausweis kopieren oftmals nach DSGVO verboten!“

Warum darf der neue Personalausweis nicht kopiert werden?

Werden zur Identifizierung personenbezogene Daten aus einem Personalausweis oder Reisepass erhoben und / oder als Kopie gespeichert, sind immer die Grundsätze für die Verarbeitung personenbezogener Daten aus Art. 5 DSGVO zu beachten. In diesem Bereich kommt den Grundsätzen der Datenminimierung und Speicherbegrenzung gemäß Art. 5 Abs.1 lit. c und e DSGVO häufig eine überragende Bedeutung zu.

• Der Grundsatz der Datenminimierung legt fest, dass personenbezogene Daten dem Zweck angemessen und erheblich, sowie auf das für die Zwecke der Verarbeitung notwendige Maß beschränkt sein müssen.
• Der Grundsatz der Speicherbegrenzung legt fest, dass personenbezogene Daten in einer Form gespeichert werden sollen, die die Identifizierung der betroffenen Personen nur so lange ermöglicht, wie es für die Zwecke, für die sie verarbeitet werden, erforderlich ist.

Werden Ausweiskopien nicht mehr benötigt, sind sie unverzüglich nach Feststellung der erforderlichen Angaben zu löschen oder zu vernichten. Ausnahmen hiervon können sich allenfalls aus spezialgesetzlichen Aufbewahrungsfristen ergeben.

Wie versende ich Dokumente sicher?

Mail Boxes Etc. ist Ihr Partner für den schnellen, diskreten und sicheren Dokumentenversand. Ob Sie Akten, Verträge oder wichtige Briefe im Namen Ihres Unternehmens sicher versenden oder ob Sie Ihren Reisepass per Post verschicken müssen – wir finden die passende Lösung für Sie. Für jeden Auftrag, egal wie groß oder klein, gewährleisten wir eine zuverlässige und zeitnahe Zustellung weltweit.

Kontakt zum MBE Center

Kann man seinen Ausweis auf dem Handy zeigen?

Akti­vieren. Um sich online mit dem Personal­ausweis identifizieren zu können, müssen Sie die Online-Ausweis­funk­tion akti­vieren. Bei Ausweisen, die ab dem 15. Juli 2017 ausgegeben wurden, ist dies auto­matisch der Fall. Vorher konnte man sich beim Abholen des Dokuments entscheiden, ob die Online­funk­tion akti­viert werden soll. Nach der Akti­vierung erhalten Sie per Post einen Brief mit einer Pin.

Sicherheit. Es sind zwei Faktoren nötig, um den E-Perso zu nutzen: Wissen (Pin) und Besitz (Karte). Haben Angreifer nicht auf beides Zugriff, können sie nichts ausrichten. Deshalb sollte der Ausweis nicht dauer­haft auf dem Kartenleser liegen, um Fern­angriffe zu erschweren. Einen Notizzettel mit der Pin sollten Sie nicht zusammen mit dem Ausweis ins Portemonnaie legen.

Sperren. Falls Sie den Ausweis verlieren, sperren Sie die Online-Ausweis­funk­tion umge­hend. Das geht über die Telefon­nummer 116 116. Sie benötigen dafür das Sperr­kenn­wort aus dem Brief. Alternativ kann das Bürger­amt die Funk­tion sperren. Was bei Verlust des Ausweises zu tun ist, fasst das Bundesinnenministerium auf seiner Website zusammen.

Fast jeder besitzt ihn, aber kaum jemand benutzt ihn. So könnte man den Status quo des elektronischen Personal­ausweises beschreiben. Dabei könnte er helfen, mehr digitale Verwaltung zu ermöglichen.

Dass Deutsch­land hier im interna­tionalen Vergleich hinterherhinkt, ist spätestens durch die Corona-Pandemie deutlich geworden. Denn noch immer sind viele Behörden über das Internet nur schlecht erreich­bar und es gibt Warte­schlangen in Bürger­ämtern, Kfz-Zulassungs­stellen und Jobcentern.

Sollte man die Personalausweisnummer weitergeben?

Die Anfertigung einer Ausweiskopie muss im Einzelfall erforderlich sein. Sie ist dann nicht erforderlich, wenn der Personalausweis ohne großen Aufwand vor Ort vorgezeigt und eingesehen werden kann.

Sofern aufgrund der Entfernung ein Vorzeigen des Ausweises am Sitz oder einer Nebenstelle des Unternehmens nicht möglich ist, kann eine Ausweiskopie in Betracht kommen. Dies gilt aber nur dann, wenn das Unternehmen vernünftige Zweifel an Ihrer Identität hat.

Das Unternehmen darf die Ausweiskopie nur zum Zwecke der Identitätsprüfung verwenden, eine weitergehende Nutzung ist rechtswidrig.

Ist eine Kopie vom Personalausweis ausreichend?

Alte Rechtslage

Neu: Ablichtung des Ausweises ist erlaubt

Für die Ablichtung gelten folgende Regeln:

Nach der alten Rechtslage, die bis zum 14.07.2017 galt, war das Scannen oder elektronische Abspeichern  (z.B. als PDF) von Ausweisen grundsätzlich unzulässig. Fotokopien waren unter bestimmten Voraussetzungen erlaubt, hingen aber hinsichtlich der Rechtmäßigkeit vom jeweiligen Einzelfall ab. Für Unternehmen war es häufig schwierig, hier die richtige Linie zu fahren.

Wann darf ein Personalausweis kopiert werden?

Zwischenzeitlich ist die DSGVO in Kraft getreten. Als unmittelbar anzuwendende europäische Verordnung genießt sie Vorrang vor dem deutschen Personalausweisgesetz. Daher muss die DSGVO bei dessen Anwendung zwingend beachtet werden. Dies führt dazu, dass das Kopieren des Personalausweises oftmals wieder verboten ist.

Lesen Sie dazu das Update „Personalausweis kopieren oftmals nach DSGVO verboten!“

Wie kann ich Dokumente per E-Mail verschicken?

Dokumente scannen und per E-Mail versenden

Direktes Versenden eingescannter Daten über den Scanner

E-Mailversand gespeicherter Dokumente als Anhang

Grundsätzlich gibt es für den Versand von Scans per E-Mail zwei Möglichkeiten:

• Der Versand eines gespeicherten Dokuments als E-Mailanhang oder
• der Direktversand direkt über den Scanner

Wie versende ich am sichersten?

Für den Versand wichtiger Unterlagen wählen Sie eine der fünf möglichen Arten des Einschreibens. Alle Varianten haben gemeinsam, dass Sie die Lieferung online nachverfolgen können. Bei Verlust ist die Sendung außerdem versichert.

Einwurf: Die Sendung wird in den Briefkasten des Empfängers eingeworfen. Der Adressat muss nicht zu Hause sein. Einen Zustellnachweis erhalten Sie nicht, aber über die Online-Sendungsverfolgung können Sie den Status abfragen, den der Zusteller quittiert und diese Seite für Ihre Unterlagen ausdrucken. Diese Sendung ist mit bis zu 20 Euro bei Verlust oder Beschädigung versichert und kostet 2,35 Euro zusätzlich zum Briefporto.

Standard: Die Sendung wird entweder dem Empfänger oder einem Bevollmächtigten persönlich übergeben. Der Empfänger quittiert den Empfang mit seiner Unterschrift. Diese Quittung können Sie online einsehen. Die Sendung ist mit 25 Euro versichert und die zusätzliche Gebühr zum Porto kostet2,65 Euro.

Kann man ein Bild vom Ausweis zeigen?

Das iPhone dient nun auch als Per­son­alausweis – zumin­d­est in den USA. Die Trans­porta­tion Secu­ri­ty Admin­is­tra­tion ermöglicht Sicher­heit­skon­trollen am Flughafen per in der Wal­let-App hin­ter­legtem dig­i­tal­en Iden­tität­snach­weis. Diese funk­tion­iert zum Start in Ari­zona; andere Staat­en wie zum Beispiel Col­orado, Mis­sis­sip­pi, Ohio und Hawaii wollen das Fea­ture aber bald eben­falls ermöglichen.

Dafür kön­nen Nutzer:innen der App Führerschein oder Per­son­alausweis hinzufü­gen. Bei der Kon­trolle am Flughafen müssen die Nutzer:innen dann ihre Iden­tität per Face ID oder Fin­ger­ab­druck bestäti­gen. Außer­dem müssen sie ein Self­ie hin­ter­legen. Ob und wann der dig­i­tale Ausweis per iPhone auch in Deutsch­land ver­füg­bar sein wird, ist nicht bekan­nt.

Kann man den Personalausweis im iPhone speichern?

Das iPhone dient nun auch als Per­son­alausweis – zumin­d­est in den USA. Die Trans­porta­tion Secu­ri­ty Admin­is­tra­tion ermöglicht Sicher­heit­skon­trollen am Flughafen per in der Wal­let-App hin­ter­legtem dig­i­tal­en Iden­tität­snach­weis. Diese funk­tion­iert zum Start in Ari­zona; andere Staat­en wie zum Beispiel Col­orado, Mis­sis­sip­pi, Ohio und Hawaii wollen das Fea­ture aber bald eben­falls ermöglichen.

Dafür kön­nen Nutzer:innen der App Führerschein oder Per­son­alausweis hinzufü­gen. Bei der Kon­trolle am Flughafen müssen die Nutzer:innen dann ihre Iden­tität per Face ID oder Fin­ger­ab­druck bestäti­gen. Außer­dem müssen sie ein Self­ie hin­ter­legen. Ob und wann der dig­i­tale Ausweis per iPhone auch in Deutsch­land ver­füg­bar sein wird, ist nicht bekan­nt.